Ведение дела
План дела: задачи, сроки, связи между ними, обсуждение и «Мои задачи» по всем делам.
План дела — это список того, что нужно сделать по делу: задачи со сроками, исполнителями и связями между ними. Он открывается в отдельной вкладкево второй половине экрана и живёт рядом с документами дела.
План дела целикомдемо
За минуту
- Задача — это карточка с номером вида #012: название, тип, приоритет, срок и исполнитель.
- Три представления одних и тех же задач — список, канбан и календарь. Переключатель над задачами, фильтр общий.На телефоне план — список. Доска с колонками и календарь требуют ширины, которой нет; задачи, сроки и связи при этом те же самые.
- Задачи связываются между собой — «блокирует», «определяет срок», «заменяет» и ещё четыре отношения, выбранные под юридическую работу.
- У плана есть обсуждение и файлы, как у документа: комментарии с ответами, упоминания через «@» и вложения.
- «Мои задачи» собирают всё, что назначено вам, по всем делам сразу — включая дела коллег, куда вас пустили.
- План можно попросить у ассистента — он разложит дело по этапам и задачам.
Три представления
Одни и те же задачи, три способа на них смотреть. Фильтр и поиск общие для всех трёх.
- Список — строка на задачу, подзадачи под родителем; статус, приоритет, тип, срок и исполнитель прямо в строке.
- Канбан — колонки по статусам, карточка переезжает перетаскиванием.
- Календарь — задачи по датам, когда важнее «что когда», а не «что в работе».
Список, канбан и календарьдемо
Одно представление
На узком экране план показывается списком: строка на задачу, подзадачи под родителем; статус, приоритет, тип, срок и исполнитель — прямо в строке и правятся там же.
Доска и календарь на телефоне не показываются: колонка шириной в палец перестаёт быть колонкой, а месяц целиком не читается. Это ограничение экрана, а не данных — тот же план, открытый на компьютере, выглядит доской.
Список задачдемо
Словарь
- Статусы (колонки канбана): Бэклог · В работе · На проверке · Готово · Отменено.
- Приоритеты: Низкий · Средний · Высокий · Критический.
- Типы задач: Заседание · Подача · Документ · Анализ · Клиент · Встреча · Доказательства · Дедлайн · Задача.
- История — группа задач одного этапа. Не колонка и не карточка: доска рисует рамку вокруг задач одной истории внутри колонки.В списке задачи одной истории идут под её именем. Номер вида ИСТ-3.
Куда дальше
- План дела — доска, колонки, карточки и как их заводитьсписок, карточки и как их заводить.
- Задачи и связи — страница задачи, подзадачи, семь типов связей.
- Обсуждение и файлы — комментарии, упоминания, общие файлы дела.
- Мои задачи — сводка по всем делам.
- План от ассистента — как ИИ раскладывает дело на этапы.
- Доступ и уведомления — кого пускать в план и что приходит в уведомлениях.
Доска
Канбан раскладывает задачи по пяти колонкам — Бэклог, В работе, На проверке, Готово, Отменено. Карточка показывает номер, название, тип, приоритет, срок и исполнителя.
Доска задач по делудемо
Новая задача
Внизу каждой колонки — «+ Задача»: введите название, нажмите Enter, и карточка с номером появится на доске. Она сразу в той колонке, снизу которой вы её завели.
Новая задача в колонкедемо
Перенос между колонками
Карточка перетаскивается в другую колонку или на новое место внутри своей — статус меняется вместе с местом. Порядок внутри колонки ваш: он не пересортировывается сам.
Перенос карточки между колонкамидемо
Поля прямо на карточке
Приоритет, тип и исполнителя не нужно открывать ради них задачу: щелчок по значку на карточке открывает выбор.
Приоритет, тип и исполнитель на карточкедемо
Список
На телефоне план — список, и другого представления здесь нет: доска с пятью колонками и календарь на месяц требуют ширины, которой на узком экране не бывает. Задачи, сроки, исполнители и связи — те же; открыв то же дело на компьютере, вы увидите доску.
Статусы
Задача всё так же живёт в одном из пяти состояний — Бэклог, В работе, На проверке, Готово, Отменено, — просто меняются они не перетаскиванием, а из меню строки.
Новая задача
Кнопка «+ Задача» внизу списка: введите название, подтвердите — и задача с номером встанет в список.
Новая задача в колонкедемо
Список
Тот же набор задач строками. Подзадачи показываются под родителем; статус, приоритет, тип, срок и исполнитель редактируются прямо в строке.
Список задачдемо
Значок статуса в начале строки открывает меню строки: сменить статус, «Создать историю», удалить. Нажатие на саму строку раскрывает подзадачи.
Меню строки в спискедемо
Истории
История — это этап дела: группа задач, которые идут вместе. Она не колонка и не карточка — доска рисует рамку вокруг задач одной истории, стоящих подряд внутри колонкив списке задачи одной истории идут под её именем.
Из этого следуют две вещи, которые стоит знать:
- История создаётся из карточки («Создать историю» в меню строки) и не бывает пустой: когда её покидает последняя задача, история исчезает.
- Задачи одной истории могут быть в разных статусах — этап «Подготовка», где одно готово, а два в работе, выглядит именно так.
В историю попадают только задачи верхнего уровня: подзадача рисуется внутри строки родителя, и рамка вокруг неё была бы либо невидимой, либо разорвала бы эту строку.
Фильтр
Над задачами — строка фильтра: поиск по названию, статусы, приоритеты, тип. Фильтр общий для всех трёх представлений, поэтому, сузив список, вы увидите то же самое и на доске, и в календаре.
Страница задачи
Нажатие на задачу открывает её страницу: свойства, связи, описание, обсуждение и файлы. «Назад» возвращает к плану.
Страница задачидемо
Свойства
- Статус — где задача в работе.
- Тип — Заседание, Подача, Документ, Анализ, Клиент, Встреча, Доказательства, Дедлайн или просто Задача. Тип красит карточкустроку, чтобы заседание было видно среди прочего.
- Приоритет — Низкий, Средний, Высокий, Критический.
- Срок — календарный день, а не момент времени. Просрочка считается по вашему дню.
- Исполнитель — выбирается из участников плана.
Подзадачи
У задачи могут быть подзадачи: в списке они показываются под родителем, а строка родителя раскрывается нажатием. Подзадача — полноценная задача со своими сроком и исполнителем.
Связи
На странице задачи есть «Связать задачу»: сначала выбирается отношение, потом сама задача. Отношений семь, и они выбраны под юридическую работу, а не скопированы из трекера:
- Блокирует / с другой стороны — Заблокирована задачей.
- Определяет срок / Срок исчисляется от — когда срок одной задачи отсчитывается от события другой.
- Породила поручение / Поручение по итогам.
- Заменяет / Заменена задачей.
- Дубликат, Альтернатива, Связана — эти три читаются одинаково с обеих сторон.
Связи между задачамидемо
Направленные связи читаются от источника к цели, и на другом конце показываются обратной формулировкой — чтобы обе задачи говорили об одном и том же, а не противоположное.
Что делает «блокирует»
Ровно одно: заблокированную задачу нельзя отметить готовой, пока блокирующая не закрыта. Всё остальное разрешено: юристу часто нужно начать работу до того, как сложилась предпосылка, а план, который это запрещает, перестаёт отражать реальность.
Связи не дают доступа. «Блокирует» — это утверждение о работе, а не о правах: связанная задача не откроет коллеге ничего, чего он не мог открыть раньше.
Обсуждение
У плана есть своя лента: комментарии с ответами, упоминания коллег и документов через «@», и системные записи — кто сменил статус, кто передвинул срок. Всё на одной ленте, в порядке событий.
Обсуждение деладемо
У каждой задачи своя лента, устроенная так же. Обсуждение задачи не засоряет общую ленту дела: в ленту дела попадают только заметные события, в ленту задачи — всё о ней.
Упоминания
«@» в комментарии подставляет коллегу или документ, вложение, другой объект рабочего пространства. Коллеги в списке — те, у кого есть доступ к плану: с аватаром, именем и почтой, а искать можно и по имени, и по адресу. В тексте упоминание показывает имя, а полный адрес всплывает, если навести на него курсор. Упомянутый коллега получает уведомление.
Упоминание документа — не просто текст: упомянутый документ становится доступен тем, кто видит план, и появляется в файлах дела.
Если убрать упоминание правкой комментария, доступ не отзовётся — переписанная фраза не должна молча закрывать коллегам документ, на который ссылаются ещё пять задач. Отзыв — это крестик в списке файлов.
Файлы
Файл прикладывается к комментарию — перетаскиванием или через «Прикрепить»скрепкой у поля ввода: из файлов, из галереи или снимком камеры. Владельцем файла становится план, а не задача: файл, приложенный в обсуждении задачи, живёт в деле и виден в общих файлах.
«Общие файлы» — это объединение двух вещей: файлов, на которые ссылаются задачи, и файлов самого плана. Поэтому документ, упомянутый в комментарии к делу, там тоже есть, хотя ни одна задача его не цитирует.
Файл удаляется из списка крестиком — если он не нужен ни одной задаче.
«Мои задачи» — это то, с чего удобно начинать день: задачи, назначенные вам, по всем делам сразу.
Мои задачи: входящие на деньдемо
Что сюда попадает
Задачи, где исполнитель — вы. И только они: это ответ на вопрос «что назначено мне», а не лента всего происходящего.
Список не ограничен вашим рабочим пространством: дело коллеги, куда вас пустили и где на вас есть задача, будет здесь наравне со своими. Но план, который вы просто можете открыть — например, по ссылке из чужого чата, — задач вам не назначает и в этот список ничего не приносит.
День, список, календарь
Три представления тех же задач:
- Входящие — один день: слушания и сроки, заблокированные, выполненные и просроченные.
- Список — по датам подряд.
- Календарь — месяц целиком.
Входящие, список, календарьдемо
Входящие, список, календарьдемо
Стрелки листают дни, нажатие на дату открывает календарь месяца — под днями, где есть задачи, стоят точки, — а «К сегодня» возвращает обратно.
Переход по дням и календарь месяцадемо
Переход по дням и календарь месяцадемо
Источники задач
Слева — списокЗа кнопкой «Источники» — список планов, где у вас есть задачи. Строка плана ограничивает все три представления только его задачами; «Все задачи» снимает ограничение.
Источники задач — фильтр по планировщикудемо
Отметить выполненной
Кружок статуса в строке завершает задачу — и она закрывается в самом плане дела, это одна и та же задача, а не копия.
Заблокированная задача отметки не получает: пока задача, которая её блокирует, не закрыта, закрыть эту нельзя.
Отметить задачу выполненнойдемо
Новая задача отсюда
У строки плана в «Источниках задач» есть «+»: название, дата, «Добавить» — и задача встаёт на свой день. Удобно, когда мысль пришла раньше, чем вы открыли дело.
Новая задача из источниковдемо
Фильтр
Поиск по названию, статусы, приоритеты и тип работают и здесь. Фильтр применяется ко всему списку, а не к загруженной его части, поэтому найденное не зависит от того, докуда вы долистали.
План можно не заводить руками. Опишите дело ассистенту в чате и попросите план работ — «составь план по делу», «распиши по шагам, что делать».
Пока ассистент работаетдемо
Что происходит
Ассистент разбирает дело на этапы, а этапы — на задачи, и расставляет между ними связи. Этап становится историей, его шаги — задачами внутри неё.
План создаётся сразу, ещё до того, как всё готово: на нём стоит отметка «Генерируем», и вы видите, как он заполняется. Пока идёт генерация, план заблокирован на правку — иначе ваши изменения и приходящие задачи наложились бы друг на друга.
Это занимает минуту-две. Ассистент отвечает в чате сразу, ссылкой на план, и не перечисляет задачи — он их ещё не видел.
Сроки
Датой в задаче срок становится только тогда, когда ассистент нашёл его в тексте, на который опирается, — в действующей редакции нормы или в самом документе дела, — и этот срок считается в календарных днях.
Всё остальное не исчезает, а остаётся предупреждением в описании задачи: срок назван, но датой не стал. Так происходит, например, со сроками в рабочих днях — переводить «10 рабочих дней» в дату значило бы считать по производственному календарю, которого в системе нет, и ошибиться на несколько дней датой, которая выглядит точной.
Ассистент не проставляет сроки «по опыту»: срок без основания в плане дела опаснее, чем его отсутствие.
Если не получилось
Если ассистент не смог составить план, тот не остаётся полупустым — он удаляется, а карточка в чате объясняет причину: полупустой план выглядел бы как настоящий и рано или поздно кого-нибудь подвёл бы.
Дальше — как обычно
Сгенерированный план ничем не отличается от заведённого руками: задачи правятся, переносятся, удаляются, к ним добавляются свои. Ассистент может и дополнить существующий план — попросите его в чате, куда план прикреплён: «добавь в план задачу …», «оставь комментарий к #003».
План дела — такой же объект рабочего пространства, как документ: его открывают, им делятся, его переименовывают и убирают в архив.
Участники
Пригласить коллегу можно по адресу почты. У каждого участника есть роль, и роль можно сменить или отозвать доступ совсем.
Исполнитель задачи выбирается из участников плана — назначить задачу тому, кто плана не видит, нельзя.
План дела целикомдемо
Уведомления по плану
В меню плана есть переключатель уведомлений — настройка читателя, а не плана: она про то, что хотите получать вы, и коллег не касается.
Сам он работает и запоминается, но рассылки по плану пока нет: ни назначение задачи, ни комментарий, ни приближающийся срок уведомлением не приходят. Выключатель сделан раньше рассылки намеренно — чтобы тот, кто отписался от дела заранее, не получил первое же уведомление, когда рассылка появится.
Что приходит уведомлениями сегодня — в разделе «Интерфейс» → «Уведомления».
Архив
Отработанное дело убирается в архив. Архивный план не исчезает — он перестаёт мешать: его задачи не приходят в «Мои задачи», и он не предлагается в списке планов.
План в чате
План упоминается в чате через «@», как документ. Ассистент получает доступ к его задачам и отвечает с учётом того, что в плане уже есть, — и может добавить в него задачу или комментарий, если попросить.