Совместная работа
Комментарии, предложения правок, история версий, сравнение и доступы.
Для работы над документом вдвоём есть три инструмента, и они не заменяют друг друга.
- Комментарий — сказать что-то о фрагменте, не трогая текст.
- Предложение правки — изменить текст так, чтобы решение осталось за автором.
- Сравнение — увидеть, чем одна редакция отличается от другой.
Комментарий к фрагментудемо
За минуту
- Комментарии и правки живут в одном месте — колонке справа от тексташторке снизу: это одна работа над текстом, и разносить её на две панели было бы неудобно.
- Как их показывать — ваша настройка: «Вид» → «Комментарии» (панель · компактно · скрыть).
- Режим правок включается в «Вид» → «Режим» → «Предложения».
- История версий ведётся сама; из неё же открывается сравнение и восстановление.
- Доступ выдаётся на файл или на папку целиком, с одной из трёх ролей.
- Комментировать может тот, кто может редактировать. «Просмотр» — это только чтение.
Куда дальше
- Комментарии — как обсуждать фрагмент.
- Предложения правок — режим, в котором текст не меняется молча.
- Версии и сравнение — история, восстановление, две редакции рядом.
- Доступ к документу — роли, папки, отметки в дереве.
Комментарий привязывается к фрагменту: выделите его и нажмите «Комментарий» в панели инструментов внизу.
Замечания к документудемо
Замечания к документудемо
Где они видны
Справа от текста — колонка с ветками, каждая напротив своего фрагмента. В самом тексте фрагмент подчёркнут, а у края страницы стоит значок обсуждения.
В тексте фрагмент подчёркнут, а у края страницы стоит значок обсуждения. Нажмите его — ветка поднимется шторкой снизу, и документ под ней останется виден: видно, о каком месте речь, пока вы читаете обсуждение.
Как их показывать, решаете вы — «Вид» → «Комментарии» (нижняя панель → «Меню»):
- Включены — панель справа от текстазначок у каждого обсуждения.
- Компактно — всплывающие карточки, без панели.
- Отключены — скрыть. Кроме предложений правок: непринятое предложение сохраняет карточку, иначе изменение осталось бы в документе без способа его принять.
Ветка обсуждения
В ветке отвечают, упоминают коллег и закрывают обсуждение, когда вопрос решён. Закрытая ветка не удаляется: она сворачивается, но остаётся историей — по ней видно, почему формулировка стала такой, какая есть.
Своё сообщение может удалить только его автор.
Кто может комментировать
Тот, у кого есть право «Редактирование». «Просмотр» открывает документ, но не позволяет писать в него — включая поля обсуждения.
В выгрузке
Комментарии — рабочий слой, а не часть документа: в DOCX и PDF они не попадают. А вот непринятое предложение правки останется в тексте в том виде, в каком его оставили, — это стоит проверить перед отправкой.
Режим включается в «Вид» → «Режим» → «Предложения» (нижняя панель → «Меню»). В нём ваши изменения не применяются сразу, а записываются как предложения: вставленное подчёркнуто, удалённое зачёркнуто, у каждого изменения виден автор.
Режим предложенийдемо
Режим предложенийдемо
Как выглядят предложения
Каждое предложение — карточка в той же колонкев той же шторке, что и комментарии: автор, суть изменения, «Принять» и «Отклонить». Принятое растворяется в тексте, отклонённое исчезает, оставляя исходную формулировку.
Когда это нужно
- Документ готовит помощник, а подписывает партнёр.
- Контрагент прислал свою редакцию, и нужно видеть, что именно он поменял.
- Ассистент предложил правку, а решение остаётся за вами.
Правки от ассистента
Предложения ассистента выглядят так же, как человеческие, и подписаны им. Они не применяются молча: пока вы не нажали «Принять», текст документа не изменился.
Над карточками ассистента есть своя строка: счётчик «какая из скольких», стрелки для перехода к следующей и «Принять» / «Отклонить» на все сразу. Она трогает только заметки ассистента — чужие непринятые правки остаются на месте. Подробнее — «Редактор документов» → «Функции ИИ».
На документе только для чтения
Режим предложений — это всё-таки правка, поэтому на документе, открытом вам для просмотра, его нет. Сравнение при этом доступно: сравнивать две редакции — значит читать.
История версий
История ведётся сама и открывается из боковой колонки редакторавторой вкладкой ящика «Меню / История» на нижней панели. Версии сгруппированы по дням, у каждой видно, кто её оставил.
Версию можно открыть — документ покажет её содержимое, — сравнить с текущей или восстановить.
История измененийдемо
Сравнение
Режим «Вид» → «Режим» → «Сравнение» показывает документ рядом с темвместе с тем, с чем вы его сравниваете, и подсвечивает различия — не только то, что абзац изменился, но и что именно поменялось внутри.
Сравнивать можно с двумя вещами:
- С более ранней версией этого же документа — выберите её в истории, и сравнение откроется на ней. Здесь же есть «Восстановить эту версию».
- С другим документом — выберите его в списке. Так смотрят присланную редакцию контрагента против своей.
Сравнение версийдемо
Сравнение версийдемо
Колонка слева подписана тем, с чем сравниваете («Версия от 14 июля», название документа), справа — «Текущая версия».
Две колонки на телефон не помещаются, поэтому редакции идут одна под другой и подписаны: сперва та, с чем сравниваете («Версия от 14 июля», название документа), затем «Текущая версия».
Сравнение ничего не меняет
Это способ посмотреть, а не действие: выход из режима возвращает к обычной работе, документ остаётся таким, каким был. Поэтому сравнение доступно и на документе, открытом только для чтения.
Доступ открывается на файл или на папку целиком. У папки права распространяются на всё, что внутри, — открыв доступ к папке дела, вы открываете доступ ко всем его материалам сразу.
Роли
- Просмотр — открывает, но не меняет.
- Редактирование — меняет содержимое. Комментарии и предложения правок — тоже правка, поэтому они с этой роли.
- Управление — также переименовывать, выдавать и отзывать доступ, отправлять объект в корзину и восстанавливать его.
- Владелец — владелец пространства, которому сейчас принадлежит объект; только он удаляет объект навсегда.
Отметка «автор» сохраняет историю создания. Права автора можно изменить или отозвать так же, как разрешения другого участника. Вы также можете отказаться от собственного именного доступа.
Доступ через папку
Вложенная папка наследует доступ родителя. Объект внутри папки своих разрешений не имеет: доступ к нему настраивается на папке, и поделиться им отдельно нельзя. Чтобы открыть объект иначе, вынесите его из папки — он сохранит доступ, который был у него в этот момент.
Прикреплённые файлы
У чата, плана и документа есть отдельное общее ограничение прав на прикреплённые файлы. Его меняет тот, у кого есть управление; изменение применяется ко всем таким файлам и требует подтверждения. Например, право редактировать план через папку не позволяет редактировать его вложения, если для них выбран только просмотр.
Самостоятельный файл, на который добавлена ссылка, сохраняет собственные разрешения. Если ссылка внутри пространства открывает файл другим людям, для её добавления нужно управление этим файлом.
Как это видно
Файл, которым с вами поделились, помечен в дереве компактным квадратным аватаром владельца — того, из чьего пространства он пришёл. Отметка ставится только на верхний общий объект: если вам открыли папку, аватар будет у папки, а не у каждого файла внутри — иначе дерево превратилось бы в стену аватаров.
Обозначения в дереве файловдемо
Ссылка для тех, у кого нет доступа
Документ можно открыть по ссылке — «Файл» → «Поделиться»кнопка «Поделиться» на верхней полосе. Ссылка даёт только просмотр или редактирование; выдать по ссылке «Управление» нельзя, иначе любой, кому её переслали, мог бы раздавать доступ дальше.
Ссылку можно отозвать: доступы, выданные по ней, снимаются вместе с ней. Когда срок действия ссылки истекает, эти разрешения тоже перестают действовать. Именное разрешение, отдельно выданное вручную, сохраняется. Для папок и файлов, принадлежащих прикрепившему их объекту, отдельная такая ссылка недоступна.
Живые изменения
Комментарии, правки и содержимое, изменённые коллегой, приходят без перезагрузки страницы.
Чего в продукте нет
Указателя на то, кто ещё сейчас открыл документ. Полоса состояния внизу показывает расход ИИ, а не читателей.
Одновременного набора текста двумя людьми. Документ сохраняется целиком, поэтому две правки, сделанные в одну минуту, не сливаются: сохранится та, что пришла последней. Для работы вдвоём над одним текстом и есть предложения правок — они не переписывают документ, а ждут решения редактора.
Куда дальше
- Дерево файлов — перенос папок и изменение доступа.
- Рабочие пространства — участники и административные права.
- Комментарии — обсуждение материалов.